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Tenemos un problema: las notificaciones por correo electrónico en el reglamento y la Ley de Transformación Digital

Como el lector improbablemente recuerde, el pasado 11 de diciembre de 2021 se publicó en el Diario Oficial el «Reglamento que regula la forma en que los procedimientos administrativos deberán expresarse a través de medios electrónicos, en las materias que indica, según lo dispuesto en la Ley nº 21.180 sobre Transformación Digital del Estado», normativa dictada, como es casi evidente, para la implementación de la Ley de Transformación Digital del Estado.

Sin embargo, entre sus hojas este reglamento trae oculto un problema grave que ahonda un problema de la ley, y que es de aquellos que impacta muy negativamente en la vida de las personas, y que a continuación paso a explicar.

Partiré contándoles que, en el diseño original de la implementación de esta ley, se consideró la creación de un Domicilio Digital Único, que en el fondo será una plataforma del Estado en la cual cada ciudadano tendrá una “casilla”, y en ella encontrarás todos los avisos y notificaciones que los organismos necesiten enviarte.

Además, el Domicilio Digital Único debe tener otras funcionalidades; por ejemplo, a través de esa “casilla” podrías otorgar autorizaciones para que diversas entidades recaben tus datos, tanto desde organismos públicos como desde empresas privados, cuando sean necesarios para realizar un trámite, sin necesidad de que el ciudadano vaya, oficina por oficina, recogiendo papelitos.

Pero antes de decir más, hay algo fundamental que el lector debe tener presente siempre: en todos los procedimientos administrativos existentes, no existe ningún trámite más importante que la notificación, que es el acto formal en que un organismo administrativo, te informa que está siguiendo adelante un procedimiento en el cual puedes tener interés, ya que sus consecuencias te afectarán personalmente. Por ejemplo, una multa por el incumplimiento de una obligación. O un sumario sanitario.

Reitero: nada es más importante que la notificación, idea que repiten los tribunales constantemente, sobre todo cuando anulan todo lo actuado en un expediente administrativo (hay que empezar desde cero) si no puede demostrarse que la notificación existió. Probablemente es cierto que todos los caminos conducen a Roma, pero desde la perspectiva del Derecho Administrativo, el camino parte el día y hora de la notificación válida de que, efectivamente, tienes que ponerte en camino para ir a ver al Caesar.

En síntesis, un acto administrativo no existe para el interesado si no es notificado.

Pero el nuevo reglamento sobre los procedimientos electrónicos ha establecido en su artículo 18 una forma de notificación adicional (“El Domicilio Digital Único podrá consistir en la Casilla Única a que se refiere el artículo 24, o en un correo electrónico validado…”), que no está en el texto de la Ley de Transformación Digital del Estado con carácter general (solo es facultativo para los interesados que inicien un procedimiento), y que es un auténtico escupitajo en los derechos de las personas, en la seguridad jurídica y también en la construcción de Derecho Administrativo de un Estado democrático: la notificación por correo electrónico.

Es decir, de acuerdo al reglamento, en cualquier procedimiento, por el hecho de que un funcionario público te envíe un correo electrónico, puede entenderse que estás válidamente notificado, aun cuando ni el Estado tenga certeza sobre si dicho correo efectivamente salió de los servidores de la institución pública que se trate, menos todavía si efectivamente llegó al ciudadano y sin, tampoco, poder afirmar si este arribó en forma íntegra e inalterada.

O dicho de otra forma: perfectamente te pueden embargar tu casa y tus cuentas bancarias sin que sepas que es lo que está ocurriendo, porque te notificaron a través de un correo electrónico que, por incidencias técnicas, nunca llegó.

Y eso que la notificación tiene por finalidad, precisamente, llevar el conocimiento a las personas de las decisiones que afecten sus derechos o intereses a fin de que tomen la postura que mejor estimen: acatar la decisión voluntariamente, manifestar su desacuerdo a través de la interposición de recursos administrativos o judiciales o, en definitiva, no hacer nada, que también es legítimo.

Al respecto, doctrinariamente no hay dos opiniones: cuando un organismo público notifica una decisión o resolución que afectará tus derechos o intereses, el estándar mínimo exigible es que sea dicha entidad sea capaz de demostrar que efectivamente se te ha notificado un día y hora determinada, que te notificó el funcionario competente para ello, y que se practicó la notificación respecto de quien debía hacerse (identificación fehaciente) y no a un tercero que iba pasando por allí.

Y prácticamente nada de esto es posible de hacer a través de una notificación por correo electrónico; como decíamos, no tenemos mecanismos que permitan dar certeza al 100% de que el correo que se le envió al ciudadano, salió siquiera de los servidores de la institución pública que lo envió y, desde luego, mucho menos sabemos si efectivamente lo ha recibido, ni cuándo.

Entonces, si ello no es posible de hacer, significa que el correo electrónico no es la herramienta idónea para practicar notificaciones, sin perjuicio de que la “casilla” de la plataforma del Domicilio Digital Único permita, como funcionalidad adicional, reenviar tales comunicaciones al correo electrónico de preferencia del ciudadano, o dar aviso a su número de teléfono.

Ahora, el problema no arranca en el reglamento, sino que en la propia Ley Nº 21.180, que modificó el art. 30 de la Ley Nº 19.880 y que ahora establecerá que en el caso de los procedimientos administrativos iniciados por los particulares, estos pueden indicar una dirección de correo electrónico y que este será domicilio válido para practicar notificaciones, pero es el reglamento el que interpretó esta excepción en forma amplísima.

Y al establecer el carácter general de la notificación por correo electrónico, el nuevo reglamento termina de abrir las puertas del infierno, que enfrentará judicialmente a la Administración Pública, que intentará por todos los medios que no le anulen los procedimientos que ha estado tramitando, con los ciudadanos, que verán con desesperación que el correo que les notificaba del procedimiento en su contra, ahora formalmente terminado, nunca les llegó, o fue considerado SPAM por el gestor de correo electrónico, dejándoles en la indefensión.

Y eso es tiempo y dinero perdido por un diseño legal erróneo, que el reglamento bien pudo haber mitigado, y que solo acarreará tristezas innecesarias.

 

Descargar Reglamento que regula la forma en que los procedimientos administrativos deberán expresarse a través de medios electrónicos, en las materias que indica, según lo dispuesto en la Ley Nº 21.180 sobre Transformación Digital del Estado.
Visualizar el texto de la Ley Nº 21.180, de Transformación Digital del Estado.

 

4 comentarios en “Tenemos un problema: las notificaciones por correo electrónico en el reglamento y la Ley de Transformación Digital”

  1. Hola Carlos, como siempre un análisis impecable.
    Me suege una duda sobre cuales podrían ser los pasos a seguir en este tema para subsanar lo que planteas. Evidentemente una modificación al reglamento desde lo normativo, pero desde lo técnico, entiendo que se debería avanzar en un proceso de domicilio único digital. Que organísmo está llamado a controlar/administrar/proveer ese servicio?
    Agradecido desde ya por tu respuesta.

    1. Debí corregir la columna para que quedara claro «el origen del mal». A partir de la corrección, te darás cuenta que lo que hay que enmendar, idealmente, es la ley.
      Pero que bien se puede, también, modificar el reglamento.
      Ahora, a mi entender, el organismo que debe hacerse cargo del Domicilio Digital Único de los chilenos es el Servicio de Registro Civil e Identificación, sin perjuicio que puede delegar la gestión de ciertos aspectos técnicos a otros organismos públicos, como ocurre con ClaveUnica.

  2. Hola Carlos. Muy interesante análisis. Muchas gracias.

    Quería someter algunos aspectos para tu consideración y a lo mejor comentarios también si lo estimas.

    i) Por un lado me parece que el Servicio de Impuestos Internos en Chile ha implementado la «notificación» por correo e-mail desde hace varios años ya (adhesión voluntaria me parece). ¿Significa que dicho sistema de notificación sufre de los mismos problemas que has señalado? ¿Alguien ha levantado este problema?

    ii) En Italia se ha implementado hace años la «Posta Elettronica Certificata (PEC)» (https://it.wikipedia.org/wiki/Posta_elettronica_certificata) que se hace cargo en cierta medida de los problemas que señalas con el uso de correo electrónico para algunos usos en particular («…certeza sobre si dicho correo efectivamente salió de los servidores de la institución pública que se trate, menos todavía si efectivamente llegó al ciudadano..») y que se utiliza bastante como equivalente de «carta certificada» dándole valor legal a las comunicaciones entre sujetos privados y también en las comunicaciones con algunos órganos e instituciones del Estado, siempre que se cumplan determinadas reglas técnicas (ej. ambas casillas destinatario/remitente deben ser «PEC») y que también puede ser usada para ciertas notificaciones en algunos contextos, siempre que se cumplan ciertos requisitos adicionales (por ej. de lo que debe ir dentro de la carta/notificación misma). De todas formas la adhesión a la PEC en Italia es voluntaria y no elimina las formas tradicionales de enviar certificadas o notificaciones. ¿Cómo verías tú la implementación de algo como eso en Chile?

    iii) En mi desiderata me esperaría que además de implementarse un canal para que la Administración Pública notifique los ciudadanos de actos, procedimientos administrativos etc. sería muy bueno que también los ciudadanos pudieran tener un canal o un medio digital para enviarle comunicaciones con valor legal a todas las reparticiones del Estado y Admnistración Pública. ¿Hay simetría/reciprocidad o no en esto actualmente en Chile en la relación ciudadano-Estado? ¿Si quisieramos notificar o comunicar con valor legal algo hacia dichas entidades seguimos estando obligados a concurrir presencialmente a las Oficinas de Partes de esas reparticiones o tenemos de todas formas que concurrir presencialmente a las oficinas de Correos de Chile?

    iv) Me preocupa que para las excepciones para quienes «..carezcan de los medios tecnológicos, no tengan acceso a medios electrónicos o sólo actuaren excepcionalmente a través de ellos..») se diga que los órganos «podrán» hacer la excepción (no «deberán») y que sea el ciudadano que tenga que elevar una solicitud en tal sentido. Por que a parte que las causales que pudieran justificar la necesidad de quedar fuera de la notificación electrónica son más que solo esas que indica el reglamento (añadiría «ciudadanos que no tengan las competencias, el nivel de formación necesario.. o las capacidades, etc.») igual los que estuvieren en esa condición tendrían que saberlo y tendrían que realizar un trámite en este sentido, y para más remate aun así todavía no habría garantía para ellos porque se dice que los órganos «podrán». Oh.

    Estas son mis inquietudes.

    1. Estimado Maurizio:
      Es tan corta la vida, y tan largo tu correo, pero haremos lo que podamos.

      I) Es cierto que el SII usa el correo electrónico, pero hasta ahora la primera notificación es personal o por carta certificada, pues es la forma de emplazar correctamente a las personas al inicio del procedimiento. Después de correctamente notificado, se ofrece a la persona que las futuras notificaciones sean por correo electrónico, pero asumiendo el ciudadano todos los riesgos. O sea, es un sistema que no está del todo mal, pero tampoco es un ejemplo.
      II) Nunca he visto como opera la «Posta elettronica certificata», pero por lo que dice Wikipedia, parece ser un buen estándar PARA ENVIO Y RECEPCION DE CORREO, en la medida que un tercero imparcial garantiza las operaciones. Aunque creo que es bastante pobre el asociar un Domicilio Digital Único con un correo electrónico, por muy certificado que sea.
      III) En la idea original (ignoro la implementación que ahora tenga pensada Minsegpres) el Domicilio Digital Único tenía muchas otras funcionalidades: era un medio formal de comunicación con la Administración, pero también permitía mandatar a organismos públicos y particulares para que recogieran datos tuyos en poder de terceros. Es una especie de Domicilio que involucraría la garantía de autenticidad del emisor de cualquier comunicación. Pero realmente no sé en qué está eso ahora, y tengo sospechas terribles.
      IV) Esa última parte es más política. Como ya he explicado en otra columna, no se le puede abrir a la Administración Pública ninguna ventana que le permita quedarse como está. A su vez, respecto de los ciudadanos, se les restringe la posibilidad de quedarse en el papel. Se quiere que ocurra como con el SII: las declaraciones de impuestos podían ser en papel, pero en un momento se cerró esa posibilidad.
      Espero haber sido razonablemente claro.

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