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De por qué nunca hay que combinar las firmas electrónicas con las firmas escritas a mano

Me ha llamado un amigo, funcionario público, para plantearme una situación tan real como absurda: se ha querido celebrar un contrato entre un proveedor de servicios y un Ministerio, en el cual el proveedor firmó el contrato con firma electrónica avanzada (FEA) y en el Ministerio no han encontrado nada mejor que imprimirlo y hacerle firmar la copia impresa al Subsecretario respectivo, de propia mano (firma ológrafa).

Y me pregunta sobre la validez de ese contrato.

Luego de un par de minutos de asombro, sintetizo la respuesta: los documentos electrónicos se suscriben con firma electrónica y los documentos en papel con firma ológrafa. NUNCA se deben mezclar ambos tipos de firma, pues el resultado será un documento sin valor jurídico alguno.

El proveedor, al suscribir el contrato con firma electrónica avanzada, hizo constar en ese documento, en forma indubitada, tanto su consentimiento como su identidad, a través de una serie de datos ocultos (pero debidamente certificados) que desaparecen para siempre cuando ese documento se imprime.

Dicho de otra forma, lo auténtico es el documento firmado electrónicamente, siendo lo impreso una pobre representación del mismo, de la misma forma que no podemos suplir la obligación de comparecencia personal llevando una fotografía de la persona ausente.

Por ende, en este caso tenemos dos documentos diferentes e incompletos: un papel firmado sólo por el Subsecretario, en el cual no consta ni la firma ni la identidad auténtica del proveedor de servicios, y un documento electrónico firmado sólo por el proveedor de servicios, en que no consta el consentimiento del representante del Estado: ninguno de los documentos prueba la existencia del contrato.

Mario Saquel, quien hace décadas atrás fuera mi profesor en una exótica asignatura llamada “Metodología de la Investigación e Informática Jurídica”, ilustra el punto haciendo presente que un documento electrónico firmado con FEA e impreso en papel no tiene valor jurídico alguno, por lo que coloquialmente en Estados Unidos le suelen llamar pacifier, es decir, “chupete”, que es lo que se entrega a los niños para que se tranquilicen… y es la misma función que tiene la representación impresa de un documento firmado electrónicamente.

Lamentablemente este tipo de errores y horrores están todavía bastante extendidos, y no es poco común que las personas lleguen a las notarías pidiendo la “fotocopia notarial” de un documento electrónico suscrito con FEA, porque así se lo pidieron en un determinado servicio público.

Sin ir más lejos, un notario me ha advertido que el Servicio Nacional de Migraciones le ha pedido a la gente fotocopias autorizadas por notario de las e-apostillas, que es un documento electrónico suscrito con firma electrónica avanzada por el competente funcionario: una vez impreso, el papel resultante no hace fe de la identidad del firmante ni de la autenticidad de la firma. Un trámite tan absurdo como innecesario, pues la e-apostilla electrónica se basta a si misma.

Otro abogado me ha planteado que ha presentado un mandato en formato digital al Servicio de Impuestos Internos, suscrito con la FEA de un notario, pero que se lo han rechazado, diciéndole que el mandato digital debe imprimirlo y presentarlo en papel con la firma ológrafa y el sello húmedo del mismo notario.

Y todo, a pesar de que el artículo 3º de la Ley Nº19.799 dice claramente que los actos y contratos suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel, y que la firma electrónica se mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales.

A estas alturas, sólo queda pedir el favor de los dioses (que, hasta el momento, no parecen tenernos especial cariño) para que el 2027, cuando la Ley de Transformación Digital del Estado entre completamente en vigencia, todo se haya solucionado.

Aunque, personalmente, preferiría que los servicios públicos empezaran a agendar planes de capacitación desde ya, pues lo recurrente de este tipo de situaciones no hace sostenible una transformación digital efectiva.

 

 

 

2 comentarios en “De por qué nunca hay que combinar las firmas electrónicas con las firmas escritas a mano”

    1. No conozco a ningún proveedor de productos o servicios del Estado al cual le digan “Para vender necesitas FEA” que no se agencie una. Actualmente, hasta venden el servicio en línea.
      Sin embargo, el problema suele ser al revés: funcionarios del Estado que, contando con Firma Electrónica Avanzada, no se atreven a usarla (por que desconocen sus efectos) o no saben hacerlo. Ellos son la auténtica piedra en el camino.

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